Farm Costing Solutions hanteer die kopseer van arbeiders

Hermanus Potgieter, sy seun, dogter en skoonseun boer in die Sondagsriviervallei met sitrus, wild en . . . miskruiers.

Miskruiers en wild
Die miskruierboerdery is nie ‘n boerdery in die gewone sin van die woord nie, maar eerder ‘n bewusmakngspoging om die Addo-vlerklose miskruier van uitwissing te red. Die miskruier kom net in ‘n baie spesifieke area van die Oos-Kaap, vanaf die Kaboegarivier, deur die Suurberge, die Addo-olifant Nasionale Park tot by die Sondagsriviermond, voor. Hermanus het in ‘n omheinde area ongeveer 150 kubieke meter sand ingery om die ideale habitat vir die miskruier te skep sodat hy sy teëlbal tot 300 mm diep in sagte sand kan bêre. By die gastehuis, Addo Dung Beetle, op Miskruier, is daar volop geleentheid vir gaste om meer van die miskruier te wete te kom. Nuwe boshutte gaan gebou word wat soos miskruiers lyk!

Op Nooitgedacht is ook ‘n gastehuis, Kududu. In ‘n private natuurreservaat is ‘n verskeidenheid wild, onder andere kameelperde, waterbokke, koedoes, duikers, vlakvarke, zebras, bosbokke, Nyala, elande en rooihartebeeste. Daar word ook kommersieël met die Addo-buffel en swartwitpens geboer. Sitrusboerdery is egter die primêre bedryf. Op die twee plase, Miskruier en Nooitgedacht, is daar op die 400 hektaar bewerkte grond ongeveer 250 000 sitrusbome aangeplant. ‘n Reuse verskeidenheid sitrus word produseer. In die vier hoofgroepe sitrus, naamlik lemoene, suurlemoene, pomelo’s en sagte sitrusvrugte, word daar in elke groep ‘n wye verskeidenheid van variëteite gelewer. Al die eerstegraadse vrugte, asook‘n gedeelte van die tweedegraad word uitgevoer – dit is sowat 70% van hul produksie. Al die derdegraadse vrugte word aan twee fabrieke in die Sondagsriviervallei gelewer waar dit tot sap verwerk word. Hermanus beoog om
uiteindelik 90% van hul sitrusproduksie aan die buiteland te lewer.

Hermanus Potgieter

Hermanus Potgieter

Weereens word die moontlikheid van onakkurate eise uitgeskakel. ‘n Verdienste- verslag kan onderpresterende spanne en werknemers uitwys. Eenheidsprys-glyskale kan opgestel word om verhoogde produksie aan te moedig en produksieteikens kan reeds voor die seisoen ingevoer word. Die stelsel word gepasmaak om by elke boer se spesifieke behoeftes aan te pas. In Hermanus se geval kan die sagteware byvoorbeeld die stukwerk reguleer sodat werkers nie binne ‘n sekere tyd weer kan klok nie. Dit maak ook voorsiening vir die verskillende variëteite. Die stelsel bepaal outomaties elke werker se loon gebaseer op die werk wat hy voltooi het. Al hierdie inligting word na ‘n sentrale databasis gestuur en integreer met ‘n verskeidenheid betaalstelsels soos VIP, Donkerhoek Data en FCS Payroll.
Hermanus het vir elkeen van sy 10 spanne ‘n kaartleser aangekoop. Hy gebruik nou hierdie program dwarsdeur die jaar vir seisoen- en permanente werkers Die Payroll-module is ontwerp met gebruikersvriendelikheid as uitgangspunt. Kenmerke van die program is dat dit onder andere salarisstrokies vining kan genereer, loontarief per uur of per dag kan uitwerk, vinnige toegang tot vorige salarissstrokies bied en belastingvorms outomaties opstel. Die Vloot-Brandstofbestuurderprogram word gebruik om volle kontrole oor al die voertuie op die plaas te hê. Die program stel Hermanus in staat om op hoogte te bly van alle kostes soos byvoorbeeld brandstof- en olieverbruik, versiening-, herstel- en
dienskostes. Buitebandkontrole, brandstofen onderdele-voorraad kan ook gemonitor word. Die program bereken die belasbare inkomste en genereer dan die nodige opgawe vir SARS.

Werkers
Tydens die oesseisoen neem Hermanus ongeveer 300 seisoenwerkers in diens. Hierdie werkers kom uit die Wes en Suid- Kaap, Transkei, en sover as Malawi, Zimbabwe en Mosambiek. Hy het ook 50 permanente werkers in diens. Met ‘n lang oestyd wat strek vanaf April tot September en ‘n groot verskeidenheid
vrugte wat gepluk moet word, het die hantering van die groot hoeveelheid werkers ‘n logistieke uitdaging geword. Die daaglikse in- en uitklok van die werkers, die aanteken en kontrolering van geplukte sitrus is voorheen alles met die hand gedoen. Alhoewel daar spanleiers is wat toesig hou het daar baie foute ingesluip. Dit het ook geleentheid vir oneerlikheid geskep. Die daaglikse, weeklikse en maandelikse administrasie van tyd en lone was uiters tydrowend en uitputtend. Met stygende produksiekoste en al kleiner
winsgrense is uitbreiding noodsaaklik om omset te verhoog. Alhoewel die belangrikheid van vertikale uitbreiding wat die daarstel van ‘n beter produk op die mark behels, besef word, is horisontale uitbreiding
wat die omvang van die boerdery vergroot, onvermydelik. Hierdie uitbreiding genoodsaak dat nog meer werkers in diens geneem moet word. Om die kopseer met werkers die hoof te bied en sodoende sy boerderyadministrasie te verbeter, het Hermanus aan die begin van 2014 besluit om Farm Costing Solutions (FCS) te nader. FCS ontwikkel en vervaardig harde- en sagteware vir die landbousektor. ‘n Geïntegreerde stelsel maak dit moontlik om ‘n omvangryke databasis van alle arbeid- en bestuursaktiwiteite op die plaas op te bou.

FCS-produkte wat Hermanus gebruik
Time Management Solutions (TMS) is ‘n program wat elektronies alle inligting oor arbeidsverwante aktiwiteite versamel. Plaaswerkers kry ‘n kaart (tag) om op ‘n elektroniese leser te klok wanneer hulle aan diens kom en ook as hulle van diens af gaan. Op hierdie manier word tyd en bywoning akkuraat bepaal en word foutiewe data-invoering uitgeskakel. Verslae vir afwesigheid, laatheid, korttyd, oortyd, daaglikse en weeklikse ure is dadelik beskikbaar. TMS is ook ideaal om stukwerk en produktiwiteit te monitor. Onder toesig van ‘n spanleier klok werkers hul kaart (tag) op ‘n draagbare elektroniese leser nadat hulle ‘n spesifieke taak (bv. ‘n sakkie lemoene gepluk het) voltooi het. Data kan direk in die boord onder die volgende afdelings versamel word: boord, aktiwiteit, variëteit, kultivar, eenhede voltooi en ure gewerk. Die program kan daagliks, of oor ‘n periode, oor stukwerk en produktiwiteit per span of per werknemer rapporteer.

Aanvanklike uitdagings
Toe FCS die stelsel in 2014, slegs twee maande voor oestyd in 2014 moes installeer was daar baie uitdagings. Die verskillende variëteite en die spesifieke vereistes en verwagtinge van die eienaar moes akkommodeer word. Afgesien daarvan om die tyd- en bywoningsprogramme op te stel, is daar ook aandag gegee aan stukwerkbonusse en kosteberekening. Een van FCS se agente het ‘n week lank op die plaas gebly om die stelsel op dreef te kry. Met oestyd was alles in plek en nou ‘n jaar later, is die aanvanklike uitdagings vir Hermanus slegs ‘n vae herinnering. Hy beklemtoon die goeie diens, beide tydens installering en nasorg, wat deur FCS gelewer is.

Winsgewendheid van FCS
FCS roem daarop dat die mark bewys het dat die stelsel homself binne die eerste twee seisoene afbetaal. Hermanus meen egter dat in hulle geval dit reeds binne die eerste jaar gebeur het. Hy meld egter dat hy dit verwag het, aangesien hulle dit reeds voor die tyd bepaal het. Hermanus beklemtoon dat die stelsel reg
bestuur moet word. Dit sluit die kantoorpersoneel asook die spanleiers in. Dit is baie belangrik dat die spanleier moet weet hoe om

For more information about how your business can benefit from TMS, contact Val Harker at: Landline: +27 (0)21 556 2561 Cellphone: +27 (0)82 518 2300 Email: val@tms.za.net www.tms.za.net